14
Gru

7 zasad – jak przygotować fotokopie akt sprawy

akta-sprawy-4-wp_sad_akta_600

Siedzę nad skanami akt, podesłanymi przez Klienta i tak sobie przypomniałam moje siedzenie nad aktami w czasie asesury. Przyznam się – bardzo to lubiłam. Lubię analizowanie dokumentów i tropienie treści wypowiedzi, wnikanie w gąszcz historii i dopasowywaniem jej do odpowiednich przepisów.  Ze skanami, które opracowujemy siedząc przy komputerze, nasza praca – mimo, że cel jest ten sam – wygląda inaczej i niestety nie ma już podobnej satysfakcji i komfortu pracy z oryginałem.

Często jednak nie ma innej możliwości i względy celowościowe i potrzeba obniżenia kosztów (nie trzeba za nie płacić, jak za kserokopie czy odpisy) wymuszają pracę z fotokopiami akt sprawy.

O tym, jakie korzyści mamy z zapoznawania się aktami naszych spraw pisałam już wielokrotnie.

Zob. np.:
Akta sprawy, wgląd, odpisy, kserokopie i fotokopie
Masz wgląd w akta sprawy – warto korzystać ze swego uprawnienia
Czy można zmienić treść protokołu? Jaki mamy wpływ na akta sprawy

Dziś kilka zdań o tym, jak fotokopie akt przygotować. Z mojego doświadczenia wynika, że miewają z tym problem bardzo różne osoby. W szczególności wiek, czy rodzaj wykształcenia może nie przekładać się wcale na nasze umiejętności odpowiedniego sporządzenia fotokopii. Wydaje się to taka zwyczajna sprawa. Ot „cyknąć fotkę telefonem” i wysłać komuś, kto się tym zajmie.

Jednak żale różnych prawników na trudne, czy wręcz niemożliwe do opracowania skany przesyłanych dokumentów – czytałam je niedawno na blogu Palestra Polska – a także moje, różne z fotokopiami doświadczenia spowodowały, że uświadomiłam sobie pewną sprawę. A raczej pytanie:

Jak często instruujemy naszych Klientów, Praktykantów czy Aplikantów co do sposobu wykonania fotokopii?

Chyba jest potrzeba do przygotowania małej ściągawki. Oto ona:

1. O ile to możliwe, wykonujemy i przesyłamy fotokopie całości akt. Całość, tj. każdą stronę, od pierwszej do ostatniej karty, włącznie z zarządzeniami, postanowieniami, notatkami, zwrotkami, a także włącznie ze spisem treści, (warto zapisać datę, w której fotokopie zostały wykonane).

2. Jeżeli wykonujemy i przesyłamy jakiś konkretny dokument: np opinię, wyrok, protokół z rozprawy czy posiedzenia, postanowienie itp., to także przesyłamy je w całości, tj. od pierwszej aż do ostatniej strony, włącznie z uzasadnieniem, nagłówkiem, datą, podpisem – wszystko. Nie może być tak, że Państwo informują, że przesyłają protokół z rozprawy, a otrzymujemy jakieś wybrane strony, wycinek protokołu, np. bez pierwszej albo ostatniej strony rozprawy, bądź też – co również się zdarzało – dostajemy zbliżenie jakichś zeznań, wycinek strony, bez jej góry, czy dołu .

3. Zdjęcia mają obejmować całość karty – od dołu do góry, od jednego boku do drugiego, w szczególności nie należy ucinać numerów kart.

4. Zdjęcia powinny być wyraźne, warto starać się o dobre oświetlenie, czytelność, nie wysyłać obrazu ciemnego, rozmazanego, zasłoniętego palcem itp.

5. Przesyłane zdjęcia powinny być ustawione w pionie, gotowe do odczytania tekstu, nie „powywracane”, na boku czy do góry nogami.

6. Zdjęcia należy opisać, tj. odpowiednio nazwać. Jeżeli to możliwe – wg numerów kart w aktach, albo nazwą pisma sfotografowanego, nie przesyłać zdjęć oznaczonych typu IMG_20161130_205953, IMG_20161130_205959, IMG_20161130_205918, IMG_20161130_205927, IMG_20161130_205957.

7. Przed wysłaniem warto raz jeszcze sprawdzić, czy wszystkie skany są przekazane, czy nie brakuje jakiejś karty, czy protokołu.

 

Uwaga, w początkowym etapie postępowania przygotowawczego karty akt mogą jeszcze nie być ponumerowane, a czasami – już po numeracji – w wyjątkowych przypadkach te numery mogą ulec zmianie, np. z powodu dodania jakiejś dokumentacji, której nie było w czasie numeracji kart. Między innymi dlatego przy dłużej trwającym postępowaniu potrzebne jest kilkukrotne zapoznawanie się z aktami i to z całością akt, a nie tylko z ostatnią ich częścią.

Ot i wszystko. W sumie,choć – bywa – pracochłonne, to jednak całkiem proste, prawda? :). A zaoszczędza wiele pracy i stresu. Wygodniej się nam wszystkim pracuje i ten czas, który musimy przeznaczyć na robienie porządku w aktach sprawy, możemy w całości przeznaczyć na pracę nad sprawą i jak najkorzystniejszym rozwiązaniem dla Klienta. :).

 

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

{ 1 trackback }

Poprzedni wpis:

Następny wpis: